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科 技 查 新 管 理 辦 法

科 技 查 新 管 理 辦 法

    安徽省科技情報研究所在國家有關部門核準的專業范圍內,對外承接企業、科研單位與個人委托的科技查新及文獻咨詢服務工作。為保證科技查新工作的正常進行,特制定本辦法。
    一、查新委托的受理 
    查新人員在受理查新委托時,應根據《科技查新機構管理辦法》和《科技查新規范》的有關規定,判斷待查新項目是否屬于查新范圍;判斷查新項目所屬專業是否屬于我所承擔查新業務的受理范圍。 
    有下列情況之一時,可以在獲準的專業范圍內受理科技查新業務: 
    立項前需要查新的; 
    科技成果鑒定;研究、開發、轉化和技術轉移過程中需要查新的; 
    國家及地方有關規定要求查新的; 
    其他需要查新的。 
    按照《科技查新規范》第4部分規定,有下列情況之一時,可以拒絕查新委托: 
    查新委托人不能明確列示查新題目下各個查新點; 
    查新委托人不能出具與查新內容相關的技術資料。
    二. 科技查新的文獻范圍及檢索年限 
    科技項目查新是以國內、國外各種科技文獻上公開發表的文獻及網絡上公開發表的文獻、信息為依據,對委托項目的新穎性作出判斷并給出結論。
    檢索年限應當以查新項目所屬專業的發展情況和查新目的為依據,一般應從查新委托之日前推10年以上,對于新興學科、高新技術項目,前推年限可酌情縮短;對于較成熟的技術產品、工藝和專利查新等,前推年限應酌情延長。
    為了提高查全率、查準率,提高檢索效率,應當以機檢方法為主、手檢方法為輔。
    三、查新員查新工作程序
    為保證查新工作正常有序地進行,凡查新委托人委托的科技查新項目,一律由查新室負責人(或其指定的人)統一接待并經登記后,安排查新員具體承擔查新工作。查新員負責所接受項目的查新全過程;查新員應熟練掌握科技查新的業務知識,并具備一定的專業知識和綜合分析能力。
    為保證查新報告的質量,每個查新項目從承接到出具查新報告書所用的時間應不少于7個工作日;特殊情況急需的,應不少于3個工作日,并在正常收費基礎上,收取加急費用。 
    查新員應同查新委托人進行認真交談,聽取查新委托人關于查新項目盡可能詳細的介紹,了解查新項目下的各個查新點,熟悉與查新項目內容有關的技術資料。查新員在進行檢索之前,應事先擬定周密的檢索策略,盡可能準確地表達查新委托人的信息需求,確立檢索目標;對檢索項目進行概念分析,選擇檢索詞、構造檢索式,選擇檢索系統和數據庫。為保證文獻的查全率,除了使用計算機數據庫、網絡資源系統外,查新員還應當以手工檢索的方式,查看新近出版的有關期刊的報道內容。
    查新員在初步完成查新報告時,應將報告草稿送交審核員審核;審核員應按規定進行格式審查和實質性審查,確定無誤后交查新員出具正式查新報告。
    當因專業或其他原因而無法確定查新結論時,查新員和審核員應聘請查新咨詢專家,聽取咨詢建議。
    四、查新報告及其內容
    查新報告是查新機構用書面形式就查新事務的新穎性及其結論向查新委托人所做的正式陳述,必須采用科學技術部規定的格式。
    查新機構應當在查新合同約定的時間內向查新委托人出具查新報告;查新報告要逐項填寫,其結論應當堅持客觀、公正的原則,準確、清晰地反應查新項目的真實情況,不得誤導;查新員應根據查新項目的科學技術要點,將檢索結果分為密切相關文獻的題目、出處及其原文復印件;一般相關文獻的題目、出處及其文摘。
    查新報告應當具有查新員和審核員的簽字,加蓋查新機構的科技查新專用章,同時對查新報告的每一頁進行跨頁蓋章。
    五、檔案管理
    查新室設有兼職檔案管理員,檔案管理員應建立檔案登記簿。查新檔案分文書檔案和項目檔案兩種。文書檔案長期保管,項目檔案一般保管五年,逾期經單位主管領導批準可以銷毀,并建立銷毀登記。
    每個查新員在查新報告完成并交給委托人后,應當將查新項目的有關技術資料、查新委托單、查新報告、查新合同、工作記錄等相關材料整理好,交給檔案管理員登記備案;同時,查新員應將查新項目的《科技查新報告》登錄到國家查新工作數據庫。
    六、法律責任
    查新機構與查新工作人員,應當遵守《科技查新機構管理辦法》、《科技查新規范》及國家其它相關法律的規定,嚴肅認真地做好科技查新工作,不得擅自披露、使用或者向他人提供、轉讓查新項目的技術秘密;對于違反上述有關規定并造成不良后果的行為,應當承擔責任相應的法律責任。
    對于因查新委托人提供的有關資料或者證明有虛假的內容,導致查新結論不正確的,查新機構不承擔法律責任。
    七、查新員職責
    查新員負責所接受的查新項目的查新全過程,代表查新機構處理查新受托等事宜;
    指導查新委托人填寫科技查新委托單,與查新委托人訂立科技查新合同;
    與審核員協商后代表查新機構選擇合適的查新咨詢專家;
    與審核員協商后,負責撰寫查新報告;
    查新報告完成后,查新員應將該項目的相關材料收集、整理、歸檔,并及時移交給檔案保管員;
    將完成的查新報告及時登錄到國家查新工作數據庫。
    八、審核員職責
    審核員負責審查查新報告中下述內容: 
    查新員所進行的查新程序是否規范; 
    查新員確定的檢索工具書、數據庫選擇是否合適; 
    選擇的檢索詞及分類欄目是否恰當; 
    檢出的文獻是否為同類研究文獻; 
    可比文獻是否恰當; 
    查新員收集到的相關文獻是否齊全; 
    對提出的文獻判讀是否正確; 
    查新結論是否客觀和準確; 
    查新報告是否規范,并向查新員提出審查意見。
    九、檔案保管員職責
    檔案保管員負責登記、保管查新檔案,包括文書檔案和項目檔案。
  定期將查新員的電子版查新報告復制存檔;
    文書檔案按年度歸檔,項目檔案按項目立卷;
    建立檔案登記簿,對應收的各種檔案材料及時逐一清點驗收、登記,并經交接雙方簽字;
    必要時提醒有關人員上交應歸檔的檔案材料;
    按照檔案保管年限要求,經單位主管領導批準后,銷毀逾期檔案并建立銷毀登記;
    定期將全室已完成的查新報告匯總并登錄到國家查新工作數據庫。



                                               安徽省科學技術情報研究所 
                                                      2001-3 


安徽省科學技術情報研究所網址:www.ahinfo.gov.cn/ 
科技查新聯系人:胡明一、范文 
電話:0551-5370073,0551-5370072
E-mail: 
科技查新合同(可下載)
科技查新委托單(可下載)

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